（三）电子文件归档

归档范围内的电子文件,除数码相机拍摄的照片、本科优秀论文、研究生学位论文以外，均应与纸质文件双套归档。

电子文件存档格式一般应为PDF或TIFF,数码照片格式为JPG或JPEG。

硕、博研究生学位论文电子文件由研究生学院负责收集归档，其它电子文件由产生单位归档。向档案馆归档的电子文件其副本在归档部门保管1年后方可销毁。

（四）鼓励各单位将纸质文件材料数字化后双套归档。

（五）归档流程

文件材料逐件质量检查→整理（纸质文件加盖归档标识）→信息编目→送档案馆检查、核对→打印交接文据（纸质文件填写盒内备考表）→办理档案归档交接手续（交接文据需经本单位主管领导签字）

（五）归档文件整理要求：

归档文件材料整理执行《黑龙江省〈归档文件整理规则〉实施细则》规定。

查阅有关档案法律规章、学校档案管理办法及下载交接文据等应用表格，请登录档案馆网站http://dagmh.neau.edu.cn/。咨询有关业务问题，请加入东农档案馆业务交流 QQ群，群号12698102。

三、做好人事档案材料的收集归档工作

中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）要求，干部人事档案材料形成部门应在材料形成之日起一个月内将材料送交干部人事档案管理部门。请相关部门按照有关规定规范制作干部人事档案材料，按时向干部档案管理部门移交并履行移交手续。